Backstage met personeelsplanner Sarina AB
Door Sarina AB,
Wat komt er allemaal kijken bij het plannen van personeel bij SPOT? Wie zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, en hoe ziet zo’n werkdag er eigenlijk uit? In dit fotoverslag nemen we je mee achter de schermen en volgen we een dag uit het leven van Sarina, onze personeelsplanner.
“Ik ben Sarina AB, 45 jaar en ben de personeelsplanner bij SPOT. Ik woon in Heiligerlee met mijn gezin. Ik heb een zoon van 21 jaar en een dochter van 19 jaar. Daarnaast wonen er bij mij nog een hond en een kat waar ik erg dol op ben. In deze rubriek neem ik jullie mee naar zomaar een dag als planner bij SPOT. Elke dag is anders en dat maakt mijn werk zo leuk!”
Zo start mijn werkdag
Als ik om half negen op kantoor kom, pak ik eerst een kop thee. Terwijl de computer opstart, check ik de eerste appjes op ziekmeldingen. Zijn er afzeggingen? Zo ja, dan bel ik direct de horecapoule om te kijken wie er kan inspringen. Zodra dat is geregeld, beantwoord ik de rest van de vele berichten die dagelijks binnenkomen. Iedereen krijgt een reactie.
Overleg met collega’s
Als de kop eraf is, bespreek ik eerst met mijn collega-planner (rechts op de foto) de bijzonderheden op de verschillende afdelingen en praat ik bij met de collega’s van het bedrijfsbureau. Daarna staat er een overleg met de collega’s van de horeca in de agenda. Samen nemen we de afgelopen en komende week door en kijken we waar mogelijke
knelpunten liggen, zowel in de horeca als in het restaurant. Ook bijzondere evenementen zoals festivals en gala’s komen aan bod. Met deze collega’s werk ik nauw samen om ervoor te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt.
Lunchtijd!
Om twaalf uur is het…lunchtijd! Samen met collega’s genieten we in The Mix van een gezellige en ontspannen pauze.
Plannen & regelen
Na de lunch ga ik aan de slag met de planning voor over vier weken. Een complexe klus, want er gebeurt heel veel bij SPOT. Ik bekijk welke evenementen er zijn, welke zaal geboekt is, hoeveel bezoekers er verwacht worden en of er bijzondere wensen zijn. Denk bij dat laatste aan artiestencatering, een portier of een meet & greet na afloop. Dit schrijf ik helemaal uit. Op basis hiervan bepaal ik hoeveel personeel er nodig is en stel ik de planning op. Regelmatig ontbreekt er nog informatie in het systeem, die ik vervolgens uitvraag bij verschillende afdelingen. Het is een taak die de hele week aandacht vergt, want iedere dag zijn er wijzigingen. Daarnaast moet alles op elkaar aansluiten van huismeester, keuken, productie tot techniek en de horecapoule. Als de gehele weekplanning klopt, communiceer ik deze aan de medewerkers.
De weekcheck
Rond half vier start ik met de weekcheck voor de aankomende week. Zijn er veranderingen in het aantal bezoekers of in het programma van een evenement? Zo ja, dan pas ik dit meteen aan in het rooster en informeer ik de medewerkers. Daarna sluit ik af met het wekelijkse overleg met het uitzendbureau. Samen bespreken we de samenstelling van de poule, eventuele ziekmeldingen, nieuwe instroom en andere bijzonderheden. Het uitzendbureau is een belangrijke partner: wanneer ik de ziekmeldingen niet binnen de eigen poule kan oplossen, hebben zij altijd extra mensen achter de hand.
Einde van de werkdag
Om vijf uur zit mijn werkdag erop en ik klap mijn laptop dicht. De werktelefoon gaat echter mee: als er ’s avonds bijzonderheden zijn binnen de poule, ben ik altijd bereikbaar. In zulke gevallen zoek ik samen met collega’s naar oplossingen voor ad-hoc situaties. Daarna loop ik voldaan richting de trein en ga ik op weg naar huis, waar mijn hond en kat al op mij liggen te wachten.
Op pad met de camperbus
In mijn vrije tijd ga ik graag met het hele gezin op pad met onze camperbus. Die hebben we een paar jaar geleden gekocht en vanbinnen helemaal verbouwd. We hebben al heel wat mooie reizen gemaakt en als het even kan en het is mooi weer gaan we er ook vaak de weekenden mee op pad.
